ПоискПочтаДискКалендарьДеньгиМой КругФотки
Войти


Друзья, 28 июля мы закрываем Я.ру. Приносим вам свои извинения.

(^_^)

премодерируемый клуб  

 
Присоединившись к клубу, вы сможете вывешивать фотки в галерее и создавать новые темы для обсуждения. Обсуждаемые темы клуба будут появляться на странице «Что нового».
Вступить в клуб

записи по  

месяцам · меткам · типам

выделить все / снять выделение

Показать
Саманта написала
19 декабря 2009 года, 19:39
(^_^)
Служба ДОУ: структура, функции, задачи, должностной состав

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче  в архив, уничтожения).

Грамотное и эффективно организованное ДП способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений.

Снижению степени их риска экономии времени руководителей.

Организацию ДП осуществляют операционисты, а при больших объемах работы – целое подразделение (канцелярия, общий отдел и т.д.).

 

ГСДОУ – наиболее полный документ по организации службы ДП.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали название служб ДП.

 

Структура службы ДОУ

1.             Управление делением – создается в министерствах и ведомствах, как орган контроля и координации ДП. В центральном аппарате и отрасли. Имеет следующий состав:

               Секретарей;

               Канцелярия;

               Инспекция и т.д.

2.             Общий отдел.

 

Задачи службы ДОУ

 

1.                            Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

2.             Обеспечение единого порядка документирования.

3.             Контроль за исполнением документов.

4.             Хранение документов.

5.             Унификация форм документов.

6.             Сокращение документооборота.

7.             разработка нормативных и методических документов по совершенствованию документообеспечения в организации.

8.             Внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной технологии.

 

Функции службы ДОУ

1.             Разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов, организаций, внесение в них изменений.

2.             Обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа.

3.             Доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, предоставленных на подпись руководству.

4.             Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.

5.             Подготовка и размножение документов.

6.             Разработка НД и хранение дел.

7.             Контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

8.             Организация работы архива.

9.             Повышение квалификации работников.

 

Должностной состав

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников СДОУ, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. – 1995, а также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М – 1998 г.

Согласно этим нормативным документам, все работники СДОУ по характеру труда делятся на три категории:

 

I.              Руководители:

               заведующий службой ДОУ;

               заведующий протокольным отделом;

               начальник секретариата;

               заведующий архивом;

               заведующий копировальным бюро и т.д.

Основные функции руководителя:

1.             Планирование и распределение работы.

2.             Подбор и расстановка кадров.

3.             Координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

4.             Контроль за выполнением работы.

5.             Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа ДП персонала.

 

II.           Специалисты:

               документовед;

               помощник руководителя;

               референт;

               редактор;

               архивист;

               археограф;

               инспектор;

               секретарь коллегии;

               секретарь руководителя;

               корректор.

 

Основные функции:

1.             Выполнение технологических и оперативных задач.

2.             Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации.

3.             Разработка нормативно-методической базы д/п.

4.                            Подготовка проектов документов по заданию руководства организации.

 

III.        Технические исполнители:

               экспедитор;

               делопроизводитель;

               машинистка;

               стенографистка;

               технический секретарь;

               курьер;

               оператор орг. техники.

 

Основные функции:

Выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

 

Формы организации работы с документами

В практике предприятий сложились три основные формы работы с документами:

               централизованная;

               децентрализованная;

               смешанная.

 

Централизованная

Применяется на предприятиях с большим документооборотом.

Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структурном подразделении (канцелярия, общий отдел).

Также типично с малым документооборотом, в котором все работы выполняются секретарем.

 

Децентрализованная – все операции выполняются в структурных подразделениях, как правило, разобщенных территориально.

 

Смешанная – используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документов.

При такой форме часть операций по работе с документами:

               прием;

               отправка;

               контроль исполнения

берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.

Для деления предприятий по объему документооборота и последующего выбора той или иной формы работы с документами предполагается их градация (категории).

 

I категория – предприятия с объемом документооборота свыше 100000 документов в год.

II категория – от 65 тыс. до 100 тыс. док/год.

III категория – от 10 тыс. до 25 тыс. док/год.

IV категория – до 10 тыс. док/год.

 

Понятие о документообороте и его принципах

 

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и сдачи на хранение.

Основными характеристиками документооборота являются:

1.             Маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика до подшивки в дело.

2.             Время, затраченное на прохождение документов по этому маршруту.

 

Принципы документооборота:

1.             Оперативность движения.

2.             Единообразный порядок прохождения маршрута.

3.             Однократность операций одинакового целевого назначения.

4.             Исключение лишних инстанций.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – документопотоков.

Различают три основных документопотока:

               входящий;

               исходящий;

               внутренний.

 

Входящий

1.             Складывается из документов ВСО (директивные указания, нормативные и методические акты, законы, указы и т.д.).

2.             Из подведомственных структурных подразделений.

3.             Документы от несоподчиненных организаций (письма, договора, акт).

 

Исходящий

Состоит из документов, создаваемых в данной организации отправляемых за ее пределы (письма, отчеты, справки).

Внутренний

Составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации (организационные документы, информационно-справочные).

 

Движение входящих документов:

1.             Прием документов, проверка правильности адресования и приложений.

2.             Предварительное рассмотрение документов (сортировка, разметка, постановка, отметка о поступлении).

3.             Регистрация.

4.             Передача документов на рассмотрение руководителю (резолюция)

5.             Внесение сведений из резолюций в журнал регистраций.

6.             Передача документов исполнителю.

7.             Контроль исполнения документов.

8.             Исполнение документов.

9.             Информационно-справочная работа.

10.         Подшивка документов в дела.

 

Движение исходящих документов:

1.             Составление проекта исходящего документа.

2.             Согласование проекта документа с заинтересованными лицами.

3.             Подписание руководителем.

4.             Регистрация. Проставление номера на документе.

5.             Проверка правильности адресования.

6.             Отправка документа адресату.

7.             Подшивка второго экземпляра документа (копии) в дело.

 

Движение внутренних документов:

1.             Составление проекта документа исполнителем.

2.             Согласование проекта документа.

3.             Подписание или утверждение документа руководителем.

4.             Регистрация документов.

5.             Передача документа исполнителю.

6.             Контроль исполнения документа.

7.             Исполнение документа. Проставление отметки об исполнении.

8.             Подшивка исполн. документа в дело.

 

Организация приема и отправки документов

1.                            Независимо от объема деятельности организации или предприятия операции по приему и отправки документов обычно проводятся централизованно.

В крупных организациях создаются специализированные участки ЭКСПЕДИЦИИ.

В канцеляриях и общих отделах часто вместо экспедиций создаются участки или отделы по приему и отправке документов с теми же функциями.

В небольших учреждениях, организациях операции проводятся централизованно секретарем.

Доставка документов происходит  почтой, телеграфом, курьерами, через Интернет, через факсимильную связь, по электронной почте.

Прием и передача документов обязательно осуществляется с пометкой в регистрационной форме.

Доставку документов внутри крупного учреждения осуществляет курьерская связь.

Курьеры доставляют документы в структурное подразделение, находящееся на большом расстоянии, в учреждениях I категории до 4-х раз в день, в остальных – не менее 2-х раз в день. Срочная документация доставляется немедленно.

Работа курьерской службы строится на основе заявок, поступающих из структурного подразделения, которая фиксирует в журнале заявок на курьерские услуги.

Ежедневно вечером старший курьер распределяет задания между курьерами и заполняет доставочную карточку на каждого из них.

Документальным подтверждением выполнения данного поручения служит подпись получателя в доставочной карточке с указанием времени доставки.

В целях оперативного получения информации о необходимости выполнения дополнительного задания все курьеры обеспечены телефонами.

 

2.             Прием и первоначальная обработка документов

В нормативных документах регламентируется правило первичной обработки документов (типовая инструкция по ДП организации).

1)             проверяется правильность доставки, путем прочтения адресов на корреспонденции.

Ошибочно доставленные документы возвращаются на почту для пересылки адресату;

2)             проверка ценности упаковки, сохранности печати.

Конверты вскрываются, проверяется комплектность, проверка сохранности вложений.

При обнаружении повреждения конверта, отсутствие документов, приложений к ним, не соответствии документов и приложений к ним, об этом немедленно сообщается отправителю, а также отмечается на самом входящем документе;

3)             конверты, как правило, уничтожаются, за исключением конвертов, на котором отсутствует обратный адрес, или дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, или имеется пометка о конфиденциальности, или на конверте нет пометки лично, а документ носит личный характер;

4)             после просмотра и разборки писем на каждом из входящих документов проставляется 29 р-т (на последнем листе документа);

5)             при первичной экспедиционной обработки документы сортируют по структурным подразделениям.

Обычно документы, адресованные руководителю на крупных предприятиях передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют отдельные вопросы;

6)           процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда забирают документы секретари структурных подразделений.

В небольших организациях используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или отдельными исполнителями.

 

Предварительное рассмотрение документов

 

I этап

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем руководителя или одним из работников службы ДОУ.

1.             При предварительном рассмотрении секретарь распределяет все документы на регистрируемые и нерегистрируемые.

Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов (в инструкции по ДП).

Как правило, к нерегистрируемым документам относят:

               письма с пометкой «лично»;

               приглашения;

               каталоги;

               поздравления;

               печатные издания (брошюры, журналы, программы конференций, совещаний).

2.             После регистрации секретарь распределяет документы по группам:

1)             предназначенные руководителю (помещаются в отдельную папку и кладутся на стол руководителю);

2)             остальные документы, не требующие принятие решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю или в структурное подразделение, или сразу исполнителю;

3)             при предварительном рассмотрении также выясняется, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.).

Все материалы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом.

Если в обязанности секретаря входит доклад о поступивших документах, то ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

 

II этап. Рассмотрение документов руководителем

Руководитель, рассматривая входящие документы, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Все указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

 

Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение по вопросам, отраженным в документе.

Состав:

1.             ФИО исполнителя;

2.             поручение;

3.             срок исполнения;

4.             дата и подпись.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал или регистрационную карточку.

Резолюция может быть основанием взятия документа на контроль.

Руководитель не должен задерживать документы у себя, при необходимости секретарь может сделать копию документа.

 

Регистрация документов

 

Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

 

Цели регистрации:

1.             Учет документов.

2.             Контроль за их исполнением.

3.             Справочная работа по документам.

 

Задачи регистрации:

1.             Придание юридической силы документам.

2.             Подтверждение факта их создания.

3.             Подтверждение факта их поступления.

 

Правила регистрации:

1.             Однократность

Регистрируемый документ не должен вторично регистрироваться при его перемещении.

2.             Регистрации подлежа все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

3.             Регистрации не подлежат определенные документы, которые определены в самой организации как нерегистрируемые.

4.             При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется в отдельном журнале:

               входящие документы;

               исходящие документы;

               внутренние документы;

               приказы по о/д;

               приказы по л/с;

               коммерческие акты;

               документы, содержащие конфиденциальную информацию;

               обращения граждан .

5.             Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Входящие документы – в день поступления.

Исходящие документы – в день отправки.

6.             При регистрации каждой группы документов должны применятся единые унифицированные способы присвоения номеров.

Для внутренних и коммерческих документов применяется порядковая нумерация (в течение коммерческого года), которая присваивается по журналу, начиная с №1 с 1 января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационный номер, состоящий из:

1)             порядковый номер;

2)                           условного обозначения структуры предприятия или должностного лица;

3)             номер дела, в который будет подшит документ.

п: №89 – 02/17.

 

Автоматизированная система регистрации документа

 

Чтобы предотвратить утер документа, учитывая пока еще слабую исполнительную дисциплину для фиксации факта передачи документа исполнителю, выводится на печать форма движения документов

 

Вид документа

Дата

Регистрационный номер

Дата передачи документа исполнителю

Подпись исполнителя при возврате документа

Договор

01.03.2005

№183

08.03.2005

19.05.2006

 

Исполнительный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по НД, в который подшит документ.

 

Информационно-справочная работа по документам

 

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба ДП обязана в несколько минут ответить на ряд вопросов двух типов:

               у кого? Где? В какой стадии работы? находится любой документ;

                              в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести с помощью справочных карточек или в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек, которые хранятся в нескольких ящиках.

Разделителями справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направление в деятельности учреждений.

Внутри этих разделов удобнее различать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.).

Отдельно ведется картотека на обращения граждан. Она строится по алфавиту авторов обращений.

Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которые формируют по тематическому принципу.

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедшие годы.

Общий срок хранения карточек – 3 года.

В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

 

Работа с картотеками предполагает:

1.             Своевременное поступление карточки на вновь зарегистрированные документы.

2.             Регулярное выполнение операций по ведению карточки.

3.             Внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и прочем).

4.             Внесение изменений в записи, перестановку карточек из одного раздела в другой.

Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу в учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

 

Направление на исполнение и организация исполнения документов

 

Направляемые на исполнение входящие и внутренние документы:

1.             Руководитель, рассматривая документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Если в резолюции указывается несколько лиц, ответственным является лицо, указанное первым.

2.             Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации, регистрационной карточке и т.д., с предоставлением исполнителем даты получения документа.

Если необходимо для оперативного исполнения входящего документа несколько исполнителей одновременно, секретарь размножает этот документ и передает копии всем исполнителям.

3.             Исполнение документа включает:

3.1.     Сбор и обработку информации.

3.2.     Подготовку проекта документа.

Проект документа может быть подготовлен структурным подразделением или его отдельным специалистом.

Для подготовки проекта документа надо:

               изучить существо вопроса;

               рассмотреть предыдущие документы по данному вопросу;

               учесть различные мнения.

В ходе подготовки текста проекта исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции.

Заканчивается подготовка документа его перепечаткой и оформлением.

3.3         Проект документа обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают с заинтересованными лицами.

3.4         Документ предоставляется на подписание или утверждение руководителя предприятия или руководителем структурного подразделения.

3.5         Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимых для работы и передает документ на тиражирование.

Если нужно, готовит список на рассылку.

3.6.     Если нет необходимости составляет дополнительный документ, то исполнитель осуществляет такие промежуточные действия, как:

               запрос сведений;

               телефонные переговоры.

3.7.     Если назначен ответственный исполнитель, то все другие исполнители отвечают за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный за исполнением документа отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

3.8.     документ, находящийся в работе у исполнителя до окончания решения вопроса. Когда работа над документом будет завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание и т.д.) на документе проставляется 28 реквизит:

Отправлен факс

В дело № 00 – 00

Секретарь

л/п ИОФ

Дата

 

После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.

Исполненый документ – это документ, в котором выполнены все предписанные задания.

3.9.     Отметка об исполнителе – реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Для отправления в другой город стоит дополнительный номер телефон с междугородним кодом.

 

Сроки исполнения

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для входящих документов – с даты их поступления.

Для подавляющего большинства документов установлены сроки их исполнения – типовые и индивидуальные.

 

Типовые сроки

Устанавливают с помощью законов РФ, указами Президента РФ, правительственными нормативными актами, перечисленными в ЕГСДОУ:

1.             Письма-поручения и письма-запросы ВСО – в течение 10 дней;

2.             ЖПЗ в срок до 1 месяца со дня поступления. Не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней.

3.             ТГ, требующие срочного решения –до 2 дней, остальные – до 10 дней.

4.             Запросы народных депутатов не более, чем в трехдневный срок.

Типовые сроки могут устанавливать ведомства в подзаконных актах (п: определение сроков сдачи статических и финансовых отчетов).

В конкретных организациях могут быть установлены типовые сроки для документов, не отраженных в законах и нормативных актах. После утверждения и включения в Инструкцию по ДП эти сроки становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки

Индивидуальные сроки исполнения указаны в тексте документа или в резолюции.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию.

Срок исполнения внутренних документов – с момента их доведения до исполнителей.

В распорядительных документах и решениях коллегиональных органов срок исполнения указан по каждому пункту.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены сроки исполнения (недель, месяцев, год, полгода).

В таких случаях необходимо разделить поручения на этапы и контролировать выполнение заданий поэтапно.

В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должно превышать 10 дней.

Срок исполнения документов может быть продлен только организацией или должностным лицом, которое его установили. Для этого нужно не менее чем за 2–3 дня до истечения сроки исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.

 

Организация контроля исполнения документа

 

1.             Контроль за исполнением документов – одна из важнейших функций управления, целью которой является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и решение вопроса.

В контроле выделяют два аспекта:

1. Контроль по существу решения вопроса.

2. Контроль за сроками исполнения документа.

Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Этот вид контроля осуществляет руководитель или специальное уполномоченное лицо, также может проводится ВСО-ой.

Такой контроль осуществляется путем организации проверок, ревизий, предоставления отчетов или справок.

 

Сроковый контроль – это установление факта выполнения или невыполнения работы, поручения к определенной дате.

Постоянно ведущийся сроковый контроль позволяет регулировать ритмичность работы организации, составлять долгосрочные и краткосрочные планы работ.

Сроковый контроль осуществляет секретарь или служба ДОУ.

Сроковый контроль бывает:

               текущий;

               предупредительный;

               итоговый.

 

2.             Контроль за исполнением документов состоит из следующих этапов:

1.             Постановка документов на контроль.

1.1.     Руководитель определяет срок исполнения, исполнителей и сообщает секретарю о постановке на контроль документа.

1.2.     Секретарь красным фломастером или карандашом проставляет 19 р-т на правом поле букву «К» или слово «Контроль»№.

1.3.     Затем в регистрационной форме делаются отметки.

Срок исполнения, если не указан в документе, не должен превышать 10 дней.

На сроковый контроль также ставится каждый пункт распорядительного документа, если у заданий разные сроки.

2.             Своевременное доведение документов до исполнителя.

3.             Предварительная проверка и регистрирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документов за 10, 5 или 2 дня).

4.             Запись о состоянии исполнения в графе «Контрольная отметка», внесение в РКК отметок об изменении сроков и т.д.

5.             Регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения.

6.             Информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

7.             Учет и обобщение результатов контроля.

8.             Снятие документа с контроля:

8.1.     Принятие руководством решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ.

8.2.     Постановка отметок об исполнении документа в РКК и на самом документе. Информирование контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле.

8.3.     Перестановка РКК из контрольной картотеки в справочную.

8.4.     Подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

 

Виды срокового контроля:

 

1.             Текущий

Ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

Осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документов и напоминанием исполнителю об истечении срока исполнения документа и необходимости завершения работы над ним.

Секретарь, как правило, в начале рабочего дня выявляет и составляет список документов, исполнение которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день, он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (например: решение вопроса на заседании, подписание документов, отправка фактов и т.д.).

Ежедневно выявляются документы, срок исполнения которых истекает. Секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

 

2.             Предупредительный

В ходе его составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок которых истекает через 2–3 дня.

Сотрудник еще имеет время для решения вопроса.

 

3.             Итоговый

Аналитическая работа по обобщению исполнительной дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

Результаты его находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий.

Результаты итогового контроля руководитель может использовать при премировании, при сокращении штата, при продлении ТД.

 

Формы контроля

 

1.             Сроковая картотека.

2.             Автоматизированная система контроля.

 

1.             Сроковая картотека

Для ведения контроля в ручном режиме используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными разделителями.

31 разделитель – это числа месяца.

За 32-м разделителем стоят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последующих числах месяца за 2–3 дня эти карточки будут расставлены по числам нового месяца.

Перед 1-м разделителем размещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый продленный срок исполнения.

Начало контролирующей операции совпадает с моментом регистрации поступившего документа или созданного внутреннего документа организации на РКК.

На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительного документа.

В произвольной форме можно записывать на РКК и устные поручения руководителя.

На самом документе наносится отметка о контроле.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ.

Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это тоже фиксируется на оборотной стороне РКК. После снятия документа с контроля РКК вынимаем из сроковой картотеки и переставляем в справочной.

 

2.             Автоматизированная форма исполнения документа

Наиболее рациональным на сегодняшний день является автоматизированный контроль, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Это дает возможность охватить практически неограниченный круг документов.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» («Контрольная дата») в КК документа.

Специальные программы позволяют выводить на экран перечень документов, исполнение которых истекает в определенный срок, просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям, видеть загрузку каждого (это можно увязать с премированием сотрудников).

При использовании локальных сетей можно в любой момент получить списки неисполненных документов с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Соответственно аналитические справки могут автоматически составляться по заданной форме и поступить на компьютер руководителя.

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

 

Отправка исходящих документов

 

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправленных за ее пределы, они создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы, или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов.

Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.

 

Порядок исполнения исходящих документов:

1.             Составление проекта документа.

2.             Согласование проекта документа.

3.             Подписание или утверждение документа.

4.             Регистрация.

5.             Оформление сопроводительного письма.

6.             Проверка правильности адресата.

7.             Отправка документов к адресату.

8.             Подшивка 2-го экземпляра в дело.

До отправки секретарь или сотрудник службы ДОУ обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

На исходящие документы, рассылаемые в количестве свыше 5-ти экземпляров, в обязательном порядке оформляется расчет рассылки, обличающий последующее конвертирование документов.

Подготовленные к отправке документы передаются в экспедиционный отдел следующего ДОУ или секретарю.

Отдельные документы, нуждающиеся в срочной доставке, могут направляться адресату с  курьером.

При направлении документа в … или 3 адреса на каждом документе подчеркивается тот адрес, в который данный документ.

 

Отправка документов с помощью факса

Факс – это документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс является по сути копией переданного документа.

По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним:

               таблицы;

               чертежи;

               схемы;

               рисунки;

               фотографии и т.д.

Факс является разновидностью переписки между деловыми партнерами.

Дополнительными данными (оформляется как деловое письмо), которые проставляет сам аппарат, являются:

               указание отправителя (код);

               дата и время передачи, ее длительность;

               номер телефакса, с которой передана информация;

               количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывают:

               код фирмы получателя;

               номер телефакса получателя;

               дата, время, продолжительность передачи;

               количество полученных страниц;

               результат (REZALT) или O¢
               
KEY (сообщение получено полностью).

NQ – негатив, если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного исполнения, их необходимо скопировать, т.к. факсовая бумага недолговечна.

Факс составляют в одном экземпляре, который после передачи по аппарату подшивают в дело.

 

Отправка документов по e-mail

 документ, как и традиционный, должен иметь все необходимые реквизиты: наименование организации, дату, номер, заголовок (тему), должность и фамилию лица, подписавшего документ:

 

От: ОАО «Веха»

Кому: ОАО «Лидер»

Дата: 30.03.2006 14 : 40

21/13

 

Для придания  документу юридической силы может использоваться  цифровая подпись.

Юридическая значимость  цифровой подпись признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования.

 

Понятие о НД. Виды НД

 

В процессе деятельности предприятия или организации получают или создают большое количество документов.

Для быстрого поиска документа все документы систематизируются, т.е. группируют в дела.

Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Чтобы правильно сформировать дела, документы классифицируют, то есть разделяют их на группы с разными сроками хранения.

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документы в дела, является НД.

НД – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и оформления в установленном порядке.

 

Цели НД

1.             Создание системы хранения документов в текущей работе.

2.             Использование в качестве указателя при регистрации.

Например: №54 – 03/01–18, где 01–18 – номер по НД.

3.             Установление сроков хранения дел и документов.

 

Виды НД

 

1.             Типовая – сост. для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел и единую индексацию, является нормативным документом.

 

2.             Примерная – устанавливает примерный состав дел для организаций однородных по характеры деятельности, но разных по структуре. Носит рекомендательный характер.

 

3.             Конкретная – составляет каждая организация независимо от существования типовой и примерной НД.

 

В крупных организациях составляют несколько НД: НД структурных подразделений и сводная НД, которая состоит из НД структурных подразделений.

В небольших – не имеющих структурного деления, составляется одна НД, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течении каждого года.

В этом случае разделами НД являются направления деятельности.

 

Порядок составления НД организации:

1.             НД составляется службой ДОУ (в структурных подразделениях - лицом, ответственным за документальное обеспечение).

2.             НД разрабатывается, согласовывается и утверждается в 4-м квартале текущего года, т.к. с 1-го января следующего года она должна быть введена в действие.

3.             Подписывает НД руководитель службы ДОУ (в структурном подразделении – руководитель структурного подразделения или ее составитель).

4.             НД организации утверждает руководитель предприятия (НД структурных подразделений не утверждают).

5.             Согласовывается с архивом учреждения (иногда с государственным архивом) и с экспертно-проверочной комиссией или ВСО.

6.             НД действует в течение ряда лет (до 5 лет).

В конце каждого года она пересматривается, уточняется, перепечатывается и с 1-го января следующего года вводится в действие и переутверждается.

7.             Пересоставить НД надлежит только в том случае, если произошло коренное изменение в структуре и функциях предприятия.

8.             Оформляется на общем бланке в 3–4 экземплярах:

1 экземпляр – хранится с сл. ДОУ в деле.

2 экземпляр – направляется в архив организации.

3 экземпляр – направляется в госархив (если Вы туда сдаете дела).

4 экземпляр является рабочим и вывешивается на шкаф, где хранятся дела в той последовательности, в какой они перечислены в НД.

 

Этапы составления НД:

1.             Определение круга документов для включения в НД.

2.             Составление заголовков.

3.             Определение последовательности, расположения заголовков дел в НД.

4.             Определение сроков хранения дел.

5.             Определение системы индексации и установления индексов дел.

6.             Оформление и удостоверение НД.

 

1.             Определение круга документов для включения в НД

Основное требование к НД – это охват всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия:

1.             Документация, создаваемая самой организацией.

2.             Вся входящая документация.

3.             Регистрационные журналы, карточки, журналы учета, различные картотеки и т.д.

4.             Документы временно действующих комиссий групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи.

5.             Документы общественных организаций.

6.             Документы неоконченные ДП, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса.

7.             Дела по вопросам, продолжающимся более одного года на протяжении одного года (переходящие дела).

Они вносятся в НД каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

8.             Не включаются в НД периодические издания, сборники, справочники, брошюры, информационные листы, рекламные проспекты и т.д.

9.             В течение года НД дополняется делами, образовавшимися после начала года. Для таких дел в конце каждого раздела НД предусматривается несколько резервных номеров.

10.         В конце года делается итоговая запись о количестве дел, заведенных и включенных в НД.

 

2.             Составление заголовков дел

Заголовок должен быть точным, четким, кратким, так как именно по нему производится поиск документов.

При формировании заголовков учитываются следующие признаки документов, помещенных в дело:

1.             Номинальный (по названию видов документов). Например: приказы, протоколы – один вид документов в деле.

п: Документы о (об) – в деле один вопрос, но различные виды документов.

 

2.             Авторский (название организации или должностного лица, автора документа).

п: Приказы директора или Отчет руководителей структурных подразделений.

 

3.             Корреспондентский (в делах с перепиской).

п: Переписка с Министерством Образования РФ.

 

4.             Предметно-вопросный (название вопроса, которому посвящены документы дела).

п: Приказы по А/С или Приказы по о/д.

 

5.             Хронологический (указание того, за какой временный период сгруппированы документы в деле).

п: Приказы по А/о за 2002 год.

 

6.             Географический (указание места расположения организации).

п: Переписка со школами Комсомольского района Хабаровского края.

 

Признак периодичности (применяется для дел, содержащих сведения, сводки, планы, отчет за определенный период).

п: Еженед. Сводки о … или Годовые отчеты о …

Как правило, используются необходимые заголовки из типовых или примерных номенклатур.

Из типовой НД заголовки дел переносятся полностью.

Из примерной НД выбираются названия тех дел, которые образованы в данной организации.

 

Определение последовательного расположения заголовков дел в НД

Существует 2 схемы построения НД:

1.             Применяется для сводных НД. В этом случае разделами являются наименование структурных подразделений.

 

п:                             канцелярия

2.                 Плановый отдел

3.                 Производственный отдел

4.                 Коммерческий отдел

5.                 Отдел кадров и т.д.

 

Применяется в небольших учреждениях, не имеющих четкого структурного деления или для НД крупных структурных подразделений.

В этом случае разделами НД является направление деятельности предприятия (или структурного подразделения), которые также располагаются в порядке их важности.

 

п: 1. Финансирование                                   В бухгалтерии.

2. Кредитование

3. Учет и отчетность.

 

Заголовки внутри каждого раздела располагают в следующем порядке:

1.             Организационные документы.

2.             Распорядительные документы ВСО и контролирующих организаций.

3.             Переписка с ВСО.

4.             Распорядительные документы руководства организации.

5.             Планово-отчетная документация.

6.             Производственная деятельность.

7.             Коммерческая деятельность.

8.             Маркетинг.

9.             Информационно-справочные документы.

10.         Переписка с другими организациями.

11.         Журналы регистраций.

12.         Картотеки и т.д.

 

3.             Определение сроков хранения дел

Необходимо для обеспечения сохранности документов.

Сроки хранения документов и дел устанавливаются на основе типовых и ведомственных перечней документов, со сроками хранения.

Одним из основных документов для определения срока их хранения является: «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков документов», Москва, 2000 год.

Для документов, дел, сформированных до 1995 года, используют «Типовой перечень за 1989 год».

На основе и в развитии работ архивной службы, министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли.

п: «Перечень документов со сроками хранения Министерства связи и подведомственных ему организаций и предприятий»

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, поэтому перечни типовых документов следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, т.е. в последнем состав и содержание документов в организации должно быть отражены с большей полнотой и конкретизацией.

1.             Сроки хранения из типовых и ведомственных перечней переносятся в НД организаций (4 графа).

2.             Можно изменять установленные сроки, но только в сторону их увеличения.

 

Срок хранения

Применение

10 лет ЭПК

Протокол

от _______№_______

 

 

 

3.             В тех случаях, если отсутствует срок хранения документов, имеющихся в организации, соки их хранения определяет ЭПК организации.

4.             В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, эти сроки согласовываются с ЭПК государственного архива.

5.             Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов указ. в Перечнях.

10 лет ЭПК – по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решает ЭПК организации (или дальше хранить, или уничтожить).

6.             К документам распорядительного, нормативного или методического характера в организации, не являющейся ее автором, проставляют отметки:

ДЗН – до замены новыми.

ДМН – до минования надобности.

7.             Если в деле содержаться документы по одному вопросу, но различной значимости с разными сроками хранения (3, 5, 7 лет, п: документы о строительстве кооператива). Время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в данном случае – 7 лет).

8.             Исчисление сроков хранения документов, законченных в текущем году независимо от реального времени его окончания начинается с 1-го января следующего года.

п: Срок хранения дела закончен в 2001 году, исчисляется с 1-го января 2002 года.

9.             Сроки хранения проставляют в 4-ой графе НД. При этом делается ссылка на полное название и исходные данные перечней. Используемых в данной НД.

10.         Если же срок хранения определен не по типовому или ведомственному перечням, а решением ЭПК, тогда проставляется срок хранения, предусмотренный ЭПК, а вместо номера статьи указывается ссылка на решение (дата и номер протокола).

 

Протокол ЭПК

от __ №______

 

11.         Все документы по срокам хранения делятся на 3 группы:

               постоянного срока хранения;

               временного (до 10 лет включительно);

               долговременного хранения (свыше 10 лет до 75 лет).

 

4.             Определение системы индексации и установления индекса дел

Каждое дело, включенное в НД, должно иметь индекс (условное обозначение).

Индекс дела состоит из:

1.             Номера раздела (наименование структурного подразделения или вида деятельности).

2.             Порядкового номера заголовка дела в пределах раздела.

Порядок индексирования должен быть изложен в инструкции по ДП.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год.

Переходящие дела вносятся в НД каждый раз под одним и тем же номером.

Толщина каждого дела не должна превышать 30–40 мм (примерно 250 листов). Если листов больше, то дело делят на тома.

При наличии в деле …индекс проставляется на каждом томе.

 

 

5.             Оформление и удостоверение НД

1.             Составление на общем бланке предприятия.

2.             Заголовок дела: На _____год.

3.             НД подписывается должностным лицом, его составляющим.

4.             Согласовав с архивом организации.

5.             Утверждается руководителем (НД структурного подразделения не утверждается).

6.             Пакет оформляется в виде таблицы, состоящая из 5-ти граф.

7.             После окончания календарного года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году.

 

Оформление в виде таблицы

 

01 (02) (03)

08

10

11 12

14

На ______ год

 

Индекс

Заголовок дел (томов)

Количество дел, томов

Срок хранения ст. поперечно

Примечание

1

2

3

4

5

01 Наименование раздела

01–02

 

 

 

 

01–02

 

 

 

 

01–03

 

 

 

 

02 Наименование раздела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

β-версия

 

Что получается:    изменить 
Подписаться на комментарии к записи

Получать уведомления о всех ответах в этом обсуждении.

 
Отписаться от комментарев к записи

Получать уведомления только о тех ответах в этом обсуждении, которые адресованы лично вам.

 
К сожалению, комментарий не удалось отправить. Попробуйте ещё раз.я в курсе